Zasady przetwarzania danych osobowych
BIURO RACHUNKOWE ABC SP. Z O.O.

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady
(UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w
związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu
takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o
ochronie danych) zwanego dalej „RODO”, informujemy o zasadach przetwarzania
Twoich danych osobowych oraz o przysługujących Ci prawach z tym związanych.

Poniższe zasady stosuje się począwszy od 25 maja 2018 roku.

1. Dane administratora danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Biuro Rachunkowe ABC Spółka z
ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Niemcewicza 33, 71-520 Szczecin, KRS:
0000645757, NIP: 7162819509, REGON: 365848463 (dalej jako ,,My” lub
„Administrator”).

2. Kontakt z nami
Administrator wyznaczył punkt kontaktowy dla wszystkich zagadnień dotyczących
danych osobowych. Jeżeli chcesz się z nami skontaktować możesz to zrobić na dwa
sposoby:
 napisz do nas wiadomość e-mail na adres mailowy: biuro@biuroabc.pl bądź
 prześlij list na adres: Biuro Rachunkowe ABC Spółka z ograniczoną
odpowiedzialnością, ul. Niemcewicza 33, 71-520 Szczecin, z dopiskiem:
,,Dane osobowe”.

3. Skąd mamy Twoje dane osobowe?
Większość danych otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie, w czasie pierwszego
kontaktu. Dane te podajesz m.in.:

1) wysyłając do nas wiadomość poprzez adres mailowy biuro@biuroabc.pl
znajdujący się na stronie internetowej www.biuroabc.pl (dalej: ,,nasza
strona”) bądź
2) wysyłając do nas wiadomość na portalu społecznościowym Facebook bądź
3) podczas rozmowy (osobistej, drogą telefoniczną lub mailową) z Personelem
Administratora.

Twoje dane możemy otrzymać również pośrednio m.in. z publicznie dostępnych
źródeł, a także od naszych partnerów/pozostałych Kontrahentów i Klientów, którzy
zbierając dane osobowe w wykonaniu własnych planów (tj. dla własnych celów)
udostępniają je nam w ramach współpracy handlowej, jeśli wyraziłeś na to zgodę
przekazując im te dane.

Dane o Tobie otrzymujemy również poprzez analizę zapisywanych w urządzeniach
końcowych plików cookies (tzw. „ciasteczka”) oraz gromadzonych logów serwera
www przez operatora hostingowego naszej strony.

4. Jaki jest zakres przetwarzanych danych?
Twoje dane osobowe, które jako Administrator możemy przetwarzać, są
następujące:
1) imię i nazwisko,
2) adres e-mail,
3) numer telefonu kontaktowego,
4) adres zamieszkania lub korespondencyjny,
5) firma, w której pracujesz (w tym firma Twojej działalności gospodarczej, jeśli ją
prowadzisz),
6) nazwa, adres Twojej działalności gospodarczej, nr NIP, REGON, nazwa
banku i numer rachunku bankowego,
7) dodatkowe informacje o sobie, które możesz przekazać podczas kontaktu z
naszym Personelem,
8) udzielone przez Ciebie zgody (jeżeli np. udzieliłeś nam zgody na
przetwarzanie danych w celach informacyjnych innych niż nasz prawnie
uzasadniony interes jako Administratora danych).

5. W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe?
Twoje dane osobowe przetwarzamy w związku z wykonywaniem naszej działalności
związanej z obsługą rachunkowo-księgową oraz doradztwem podatkowym (dalej:
,,usługi”).

W związku z powyższym, przetwarzamy Twoje dane osobowe w różnych celach
wskazanych poniżej:
1) przygotowanie dla Ciebie spersonalizowanej oferty na korzystanie z naszych
usług, a następnie wykonywanie zawartej z Tobą umowy, jeśli zdecydujesz się
zostać naszym klientem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
2) przepisy prawa wymagają od nas także przetwarzania Twoich danych
osobowych dla celów rachunkowych i podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c
RODO),
3) przetwarzamy Twoje dane również w celu kierowania do Ciebie komunikatów
prawnych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), tj. komunikaty o zmianach prawa
podatkowego jako uzasadniony interes administratora danych osobowych,
4) Twoje dane osobowe przetwarzane są także w celu windykacji należności,
prowadzenia postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych,
archiwizacyjnych oraz możliwości rozliczenia się przez nas z prawidłowości
przetwarzania Twoich danych oraz pełnienia swoich funkcji ustawowych, co
stanowi prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f
RODO),
5) dane pochodzące z analizy plików cookies oraz logów serwera
przetwarzamy w celach budowania anonimowych statystyk odwiedzin naszej
strony, między innymi w celach obsługi funkcjonalności.

6. Jak długo przetwarzamy Twoje dane osobowe?
Okres przez jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe jest zależny od celu
przetwarzania. I tak odpowiednio:
1) przygotowanie dla Ciebie spersonalizowanej oferty na korzystanie z naszych
usług – w tym celu przetwarzamy Twoje dane przez czas, w którym

prowadzimy z Tobą negocjacje zmierzające do zawarcia z Tobą umowy, ale
nie dłużej, niż przez 3 lata od dnia pozyskania Twoich danych,
2) wykonywanie zawartej z Tobą umowy, jeśli zdecydujesz się zostać naszym
klientem – w tym celu przetwarzamy Twoje dane przez czas jej wykonywania,
a po jej zakończeniu do czasu upływu okresu przedawnienia naszych
wzajemnych roszczeń związanych z tą umową,
3) jeżeli chodzi o cele rachunkowe to będziemy przetwarzać Twoje dane przez
okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym,
którego dotyczą dane dokumenty księgowe (art. 74 ust. 2 i 3 Ustawy z dnia
29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.). Natomiast
jeżeli chodzi o cele podatkowe to dane będą przetwarzane przez okres 5 lat,
licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności
danego podatku (art. 70 § 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja
Podatkowa (Dz.U. z 2017 r. poz. 201 ze zm.),

4) kierowanie do Ciebie komunikatów prawnych jako prawnie uzasadniony
interes administratora – w tym celu przetwarzamy Twoje dane do czasu
wniesienia przez Ciebie sprzeciwu wobec takiego przetwarzania,
5) windykacja należności, prowadzenie postępowań sądowych,
arbitrażowych i mediacyjnych, archiwizacja, zapewnienie możliwości
rozliczenia się przez nas z prawidłowości przetwarzania danych oraz
wypełniania innych obowiązków wynikających z przepisów prawa – w tych
celach przetwarzamy dane osobowe do końca okresu przedawnienia (okres
ten zależny będzie od rodzaju roszczenia zgodnie z Kodeksem cywilnym lub
innymi aktami prawnymi regulującymi zasady odpowiedzialności innej, niż
cywilna),
6) budowanie anonimowych statystyk odwiedzin naszej strony, między innymi w
celu obsługi ich funkcjonalności – w tym celu przetwarzamy dane przez cały
okres, w którym korzystasz z naszej strony, do momentu wniesienia przez
Ciebie sprzeciwu.

7. Kto jest odbiorcą Twoich danych osobowych?
Twoje dane udostępniamy tylko wówczas, gdy jest to niezbędne. Nie sprzedajemy
Twoich danych. Twoje dane osobowe możemy natomiast przekazać naszym
kontrahentom, tj. podmiotom/firmom, które świadczą na naszą rzecz usługi
konieczne dla prawidłowego funkcjonowania, np.:
1) firmom świadczącym usługi dostawy i utrzymania oprogramowania
bazodanowego i innego, dzięki któremu możemy np. prowadzić stosowne
ewidencje i komunikację mailową,
2) podmiotom świadczącym usługi hostingowe,
3) podmiotom, z którymi współpracujemy w celu świadczenia usług na rzecz
naszych Klientów.

Dla podmiotów z każdej kategorii jako Administrator przekazujemy tylko te dane,
które są niezbędne dla osiągnięcia celów współpracy.

8. Czy przetwarzamy Twoje dane osobowe automatycznie (w tym poprzez
profilowanie) w sposób wpływający na Twoje prawa?
Twoje dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w
formie profilowania).

9. Jakie masz prawa?
Przepisy o ochronie danych osobowych dają Ci szereg praw, z których możesz
skorzystać w dowolnej chwili. O ile nie będziesz tych praw nadużywał (np.
nieuzasadnione codzienne prośby o udzielenie informacji), to korzystanie z nich
będzie dla Ciebie nieodpłatne i powinno być łatwe w realizacji.

Twoje prawa obejmują:
1) Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych. To prawo oznacza,
że możesz poprosić, abyśmy wyeksportowali z naszych baz danych
informacje jakie mamy o Tobie i przesłali je do Ciebie w jednym z
powszechnie wykorzystywanych formatów (np. XLSX, DOCX itp.). Udzielanie
takich informacji odbywa się jedynie po zweryfikowaniu Twojej tożsamości,
2) Prawo do poprawiania danych. Jeżeli dowiesz się, że przetwarzane przez
nas dane są nieprawidłowe, masz prawo poprosić nas o ich poprawienie, a my
będziemy zobowiązani to zrobić. W takim przypadku mamy prawo poprosić
Ciebie o przedstawienie jakiegoś dokumentu lub innego dowodu na
okoliczność zmiany danych,
3) Prawo do ograniczenia przetwarzania danych. Jeżeli pomimo
zastosowania się przez nas do reguły adekwatności, uznasz że dla
określonego procesu przetwarzamy zbyt szeroki katalog Twoich danych
osobowych, masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli ten zakres
przetwarzania. O ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się wymaganiom
nakładanym na nas przez obowiązujące prawo przychylimy się do Twojego
żądania,
4) Prawo do żądania usunięcia danych. Prawo to, zwane również prawem do
bycia zapomnianym, oznacza Twoje prawo do żądania, abyśmy usunęli z
naszych systemów bazodanowych oraz z naszej dokumentacji wszelkie
informacje zawierające Twoje dane osobowe. Pamiętaj, że nie będziemy

mogli tego uczynić, jeżeli na podstawie przepisów prawa mamy obowiązek
przetwarzania Twoich danych (np. dokumenty transakcji dla potrzeb
podatkowych, obowiązek zapewnienia rozliczalności naszych działań).
W każdym przypadku jednak usuniemy Twoje dane osobowe w możliwie
najpełniejszym zakresie, a tam gdzie nie jest to możliwe zapewnimy ich
pseudonimizację (co oznacza brak możliwości zidentyfikowania osoby, której
dane dotyczą bez odpowiedniego klucza powiązań), dzięki czemu Twoje
dane, które musimy zachować zgodnie z obowiązującym prawem, będą
dostępne wyłącznie dla bardzo ograniczonego kręgu osób,
5) Prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych.
Zgodnie z RODO możesz poprosić nas, abyśmy wyeksportowali dane, które
nam podałeś w toku wszystkich naszych kontaktów do odrębnego pliku, w
celu ich dalszego przekazania do innego administratora danych,
6) Prawo do cofnięcia zgody. Jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe na
podstawie zgody możesz w dowolnym momencie tę zgodę cofnąć. Cofnięcie
zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego
dokonaliśmy na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem. Pragniemy
Cię jednak poinformować, że Twoje dane osobowe w zakresie objętym
cofniętą zgodą, tj. w zakresie celu, którego zgoda dotyczyła, przestaną być
przetwarzane w tym celu. Niemniej jednak Twoje dane osobowe objęte zgodą
będą dalej przetwarzane w celu wywiązania się przez nas z obowiązków
wynikających z przepisów prawa, w tym przede wszystkim obowiązku
rozliczenia się przez nas z prawidłowości przetwarzania danych osobowych,
ewentualnie w celach opartych na naszym prawnie uzasadnionym interesie.

Uprawnienia, o których mowa powyżej możesz wykonywać poprzez kontakt z nami.
Możesz to zrobić na dwa sposoby:
 napisz do nas wiadomość e-mail na adres: biuro@biuroabc.pl bądź
 prześlij list na adres: Biuro Rachunkowe ABC Spółka z ograniczoną
odpowiedzialnością, ul. Niemcewicza 33, 71-520 Szczecin, z dopiskiem:
,,Dane osobowe”.

W sprawach związanych z danymi osobowymi możesz również pisać do nas, gdy
jakieś działanie lub sytuacja z którą się spotkasz będzie budziła Twoje obawy, czy na

pewno jest zgodna z przepisami, czy nie narusza przypadkiem Twoich praw lub
wolności. W takim przypadku niezwłocznie odpowiemy na Twoje pytania i
wątpliwości.

Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich
danych osobowych to masz prawo do złożenia skargi bezpośrednio do organu
nadzoru (od 25 maja 2018 roku jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych
Osobowych). W ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis
zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje
prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzoru, adres
korespondencyjny do Urzędu Ochrony Danych Osobowych – ul. Stawki 2, 00-193
Warszawa.

10. Czym jest prawo do sprzeciwu?
Odrębnie chcemy Cię poinformować, że masz również prawo do tzw. sprzeciwu
wobec przetwarzania Twoich danych osobowych. Prawo do sprzeciwu składasz
wówczas, gdy nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane osobowe w określonym
celu (np. w celach informacyjnych w związku z przesyłaniem komunikatów o
zmianach przepisów prawnych).

Masz prawo do sprzeciwu również wtedy, kiedy przetwarzanie Twoich danych
osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub dla celów
statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się
znalazłeś.

W takim przypadku dalej będziemy przetwarzali Twoje dane dla potrzeb innych
procesów (w innych celach), ale już nie dla celu, dla którego zgłosiłeś sprzeciw.
Prawo do sprzeciwu możesz zgłosić na adres e-mail: biuro@biuroabc.pl bądź
listownie na adres: Biuro Rachunkowe ABC Spółka z ograniczoną
odpowiedzialnością, ul. Niemcewicza 33, 71-520 Szczecin.

11. Czy podanie danych jest Twoim obowiązkiem?

Swoje dane osobowe przekazujesz nam dobrowolnie. Nie ma bowiem przepisu, który
nakładałby na Ciebie prawny obowiązek ich przekazania.

Jeżeli jednak chcesz zawrzeć z nami jakąś umowę, musisz podać dane, które
umożliwią nam zawarcie i wykonanie tej umowy, a także jej należyte rozliczenie
podatkowe oraz udokumentowanie na cele rozliczalności naszych działań.

Dane osobowe podawane np. w celach kontaktowych lub informacyjnych są
konieczne do tego, abyśmy mogli się z Tobą kontaktować lub prowadzić działania
informacyjne, na które się godzisz bądź co najmniej się im nie sprzeciwiasz. Jeżeli
ich nie podasz, nasza komunikacja z Tobą będzie albo utrudniona (np. jeśli podasz
tylko nr telefonu, ale już nie adres e-mail), albo wręcz niemożliwa (jeśli nie podasz
żadnych danych kontaktowych).

12. Czy udostępniamy Twoje dane poza UE?
Dane osobowe możemy przekazywać do państw poza Europejskim Obszarem
Gospodarczym (EOG). W szczególności do przekazania danych osobowych poza
EOG (do Stanów Zjednoczonych) będzie dochodziło również w związku z
korzystaniem przez Administratora z narzędzi lub usług dostarczanych przez
podmioty trzecie (między innymi w przypadku korzystania i komunikacji za
pośrednictwem serwisu społecznościowego Facebook) i wykorzystywaniem plików
Cookies tych podmiotów.
W sytuacji, gdy Administrator przekazuje dane osobowe do takich krajów,
Administrator dokonuje tego na podstawie Standardowych Klauzul Umownych.

Dane osobowe przetwarzane przez Administratora mogą zostać udostępnione
podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania tych danych na podstawie
przepisów prawa.

13. Pliki Cookies
Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe powszechnie stosowane w sieci Internet,
przechowywane na Twoim urządzeniu końcowym. Możesz samodzielnie kontrolować

sposób obsługi plików cookies za pomocą ustawień przeglądarki (możliwość
ustawienia akceptacji lub blokady plików cookies).

14. Zmiany w Zasadach przetwarzania danych
W celu zapewnienia, że nasze Zasady przetwarzania danych spełniają przez cały
czas aktualne wymogi ustawowe, zastrzegamy sobie prawo do wnoszenia do niej
zmian w dowolnym czasie. Powyższe ma również zastosowanie w przypadkach, gdy
Zasady przetwarzania wymagają zmian w celu objęcia nią nowych lub zmienionych
produktów lub usług.